如何实施和审核IS014001中的4．5．2条款

2009年6月28日环境管理体系国家注册审核员考试试题有感

徐超老师

    2009年7月，我参加中国认证认可协会组织的环境管理体系国家注册审核员考试的改卷工作。本次试题出得非常有水平，给我许多启示，其中有一道题：举例说明对标准“4.5.2合规性评价”的符合性和有效性进行审核时，应取得哪些证据?本人认为出得非常好，给审核员和培训教师均敲响了警钟。从改卷的结果来看，此题得6分(共10分)以上的学员不多，大部分学员均理解成如何审核受审核组织是否遵守相关的法律法规，如何将法律法规应用到体系中实现守法的目的。有的学员写了近500字，却离题万里。 这说明培训教师在讲课时对“4.5.2合规性评价”突出的不够，学员在学习时也未重点理解。

    目前，在实际审核中，有许多企业也未真正实施此条款，仅仅只做了表面功夫，将法律法规的名称逐一列罗，最后得出结论：符合法规要求，实际上并未真正对适用的法律法规相关内容对照企业的具体情况进行评价，许多审核员在审核时也未真正理解此条款的内涵，只是简单地看看，并未进行深入的审核。该条款既是重点又是难点。本人就此谈几点粗浅的看法。

    一、  组织应建立的一个和多个程序及其规定。

    评价的目的及范围：应包括组织体系覆盖范围内的所有环境因素和可望对其施加影响的环境因素所涉及的法律法规及其他要求。

    评价的时机：企业可以根据自身的实际情况及环境因素的重要程度规定评价的时间和频次，一般有日常的检查和综合全面评价。对于重要环境因素适用的法律法规及其他要求的遵循情况或按法规要求需随时监控的项目，应进行日常的检查(通常可每月，不宜超过季度)；综合全面的评价一般一年应作一次，应在内审之前进行(因内审必须审核法律法规及其他要求符合性评价的结果，并验证评价的真实性及可信度)，可一次进行也可分次进行，但内容应覆盖全面。当组织的活动、产品或服务发生变化时，组织应及时更新环境因素及其适用的法律法规及其他要求，并对其遵循情况进行及时评价。组织亦可对其适用的法律法规与其他要求分别进行评价，并分别规定评价的时间及频次。

    职责及要求：应规定出对适用的法律法规及其他要求的遵循情况进行日常检查和综合全面评价的职责及要求。

    评价人员的要求：应对相关法律法规及其他要求熟悉掌握；应对组织的活动、产品及服务的过程及相关专业知识熟悉了解；应对组织的环境因素熟悉了解；应具备查、谈、看的方法技巧；应具备分析判断能力等。该评价人员应与内审员区分开，内审员经过培训考核合格后可成为评价人员，但实施内审时内审员不能审核自己所做的工作。

    评价的方式、方法：可以以法律法规和其他要求为主线进行评价(如针对法律法规和其他要求逐项分别进行评价)，亦可以环境因素为主线进行评价(如针对某一个或一类环境因素所涉及的法律法规和其他要求进行评价)；可以是以公司为单元进行整体评价，亦可以部门为单元分别评价后再作整体论述。组织应根据自己的实际情况选择适合于自己的评价方式。评价的方法可以参照内部审核的评价方法来进行；

信息和证据的获取可通过查阅相关文件和记录、与有关人员面谈和现场观察等方法获取。

    评价的过程及内容：日常的法律法规及其他要求检查可以参照日常对体系运行情况检查的过程进行，综合全面评价可以参照内审的过程进行，能简化尽量简化。内容应是对所有适用的法律法规及其他要求在企业内的应用及实施情况的评价。

    评价结果的记录方式及处理方式：记录至少应包括评价计划、评价的过程记录(与内审的检查表及检查记录类似)、不符合报告及纠正措施整改验证单、评价结果的报告。对于不能立即整改的违法情况，情节严重者应考虑停工或采取其他应急措施减少或降低环境影响。

    二、组织应按照程序文件的要求对组织适用的法律法规和其他要求进行全面细致的评价，不应有遗漏，并保存相关记录。

    三、组织在评价法律法规及其应遵守的其他要求时，应重点关注有关法律许可文件和资质证书的要求以及对污染物的监测要求。一般包括：

    环境影响评价报告、“三同时”验收报告、排污许可证、营业执照、环境监测报告、排污申报登记、排污收费记录等。组织在评价时应检查以上证件和记录是否齐全和有效，若无，应说明缘由；营业执照的生产及经营地址和实际的生产及经营地址是否相符，若不相符，是否进行重新登记和办理了变更手续；监测报告是否按规定的时间间隔进行，监测的项目是否齐全，监测单位是否具有资质，结果是否符合标准的要求等。

    四、组织在实施评价适用的环境法律法规和其他要求的遵循情况时，应覆盖到现场边界内外的区域，包括场界周边的空地、草坪、河流及相关方等。

    五、组织在对法律法规及其他要求做符合性评价时，应察看相关记录(包括以往事故记录、违反法律法规的记录、受到政府部门处罚的记录以及与政府部门相关往来信函的记录)，并重点察看目前的整改中是否还有类似的情况发生。

六、审核员在审核时应关注组织确定的法律法规及其他要求是否充分和适用，重点审核组织对适用的法律法规及其他要求遵循情况的评价的充分性、准确性、真实性和有效性，以及对发现问题所采取的纠正措施的有效完成情况。

审核员可通过以下步骤进行审核：

    1组织是否建立了合规性评价程序，在程序中是否规定了评价频次、职责和要求、方式方法、步骤、对人员的要求等。

    2组织是否按规定的时间、方式方法和步骤进行，评价人员是否具备相应的能力，检查评价的记录。

    3组织的合规性评价，是否覆盖了组织识别的、适用的、所有法律法规和其他要求，审核员可抽查评价的记录，将其与组织适用的、所有法律法规和其他要求进行对照审核。

    4查看评价记录，看审核组织是否收集了必要的评价信息、依据、证据。如：上述“三、四、五条”中规定的内容、现场的运行管理情况和相关的记录等。

    5抽查几项法律法规和其他要求，对组织的合规性评价进行深入审核；审核员可通过对照自身收集的企业的守法性证据，验证组织合规性评价的准确性、客观性、真实性。如：抽查组织对《中华人民共和国水污染防治法》、《污水综合排放标准》、《中华人民共和国大气污染防治法)、《大气污染物综合排放标准》、 《工业企业厂界噪声标准》等的评价记录及相关结果，对照审核员自身收集的企业的废水、废气和厂界噪声监测结果的达标和守法情况，验证组织合规性评价的准确性、客观性、真实性。

    6到相关部门和重要现场观察，对照其守法情况，进一步验证组织合规性评价的准确性、客观性、真实性及有效性。如：到危险化学品库审核，看是否符合《危险化学品安全管理条例》和危险化学品库房管理的相关规定，收集守法性证据，这也可通过审核ISO 14001中4.4.6和4.4.7条款获取相关证据，进一步验证组织合规性评价的准确性、客观性、真实性及有效性，

    7审核组织是否对存在的问题进行原因分析，采取纠正和预防措施，有效完成并验证。

七、组织在实施评价时可分四部分进行：

一是找出法律法规和其他要求对环境因素的控制要求是什么，列出检查内容；二是察看现场及相关资料，客观描述出组织对环境因素控制的现状；三是对比以上两项，找出现状和法律法规及其他要求之间的符合性和差距；四是对存在的问题进行原因分析，采取纠正和预防措施，有效完成并验证。

下面举例说明如何评价法律法规符合性，仅供参考。